La ville de Digne-les-Bains recrute un(e) Assistant(e) de Direction qui sera essentiellement chargé(e) d’apporter une aide permanente à la Directrice des Services Techniques Municipaux en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers au sein du secrétariat des services techniques.
CANDIDATURES :
Poste à pouvoir : dès que possible
DESCRIPTIF DE L’EMPLOI
Activités principales :
- Organisation permanente de la vie professionnelle de la directrice
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- Suivi des projets de la direction
- Accueil physique et téléphonique au secrétariat de direction
- Organisation et planification des réunions concernant les services
- Gestion du courrier de la direction et enregistrement du courrier arrivé (logiciel MAARCH)
- Relation avec les autres directions ou avec les chefs de services de la collectivité sur des dossiers spécifiques
- Suivis et comptes rendus de réunions internes et externes (commission des travaux)
- Suivi des délibérations du conseil municipal
- Secrétariat du service fêtes et cérémonies
Activités secondaires :
- Contact avec les autres collectivités et instances extérieures
- Relations avec les administrés
- Relations ponctuelles avec les services et les élus
Activités autres à caractère ponctuel :
- Renfort dans l’organisation et l’accueil, lors d’importantes manifestations
- Renfort au secrétariat des Services Techniques Municipaux, en cas de crise (PCS)
Autonomie :
- Grande autonomie dans l’organisation de son travail et dans le respect des procédures
- Horaires pouvant varier en fonction des obligations de la directrice des Services techniques
Interlocuteurs
- Internes :
- Directrice des Services Techniques Municipaux
- Chefs de services (S.T.M. et Mairie)
- Cabinet du Maire
- Secrétariat du Directeur Général des Services
- Elus
- Externes :
- Entreprises
- Autres collectivités et administrations
- Administrés
PROFIL PROFESSIONNEL REQUIS
Compétences et formations :
- Gestion de l’agenda de la directrice des services techniques municipaux avec prises de rendez-vous
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Etablir une relation de confiance avec le cadre
- Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers à caractère confidentiel
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Assurer la rédaction autonome des courriers afin de répondre rapidement aux administrés et ainsi faire preuve de proximité avec ces
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
- Recevoir, filtrer et transmette les messages téléphoniques
- Respecter les délais de transmission de documents
- Connaître les règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Connaître les arrêtés de procédures administratives
- Organiser et planifier des réunions
- Maîtrise de WORD, EXCEL, POWERPOINT et MICROSOFT OUTLOOK
- Diplôme bac ou bac +2 dans le domaine de compétence et /ou expérience réussie dans un poste
Informations complémentaires :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents (courriers, rapports, comptes rendus, …)
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Connaître le vocabulaire technique du service
- Suivi des tableaux de bords et outils de planification
- Connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
- Préparation de dossiers
- Adopter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Titulaire des permis VL
Rythme hebdomadaire de travail / contrat :
- Agent à temps complet : 39 heures ou 35 heures avec RTT
Renseignements complémentaires :
Services Techniques Municipaux au 04 92 30 81 50 ou Direction des Ressources Humaines au 04 92 30 52 00
Merci d’adresser votre lettre de motivation* et votre CV*à adresser sous couvert de la voie hiérarchique à :
Madame le Maire de Digne-les-Bains
Service des Ressources Humaines
1 boulevard Martin Bret - BP 50214
04990 DIGNE-LES-BAINS Cedex
mairie.drh@dignelesbains.fr
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