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Offre d’emploi : un(e) Assistant(e) de Direction

La ville de Digne-les-Bains recrute un(e) Assistant(e) de Direction qui sera essentiellement chargé(e) d’apporter une aide permanente à la Directrice des Services Techniques Municipaux en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers au sein du secrétariat des services techniques.

 

CANDIDATURES :

Poste à pouvoir : dès que possible

 

DESCRIPTIF DE L’EMPLOI

Activités principales :

  • Organisation permanente de la vie professionnelle de la directrice
  • Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
  • Suivi des projets de la direction
  • Accueil physique et téléphonique au secrétariat de direction
  • Organisation et planification des réunions concernant les services
  • Gestion du courrier de la direction et enregistrement du courrier arrivé (logiciel MAARCH)
  • Relation avec les autres directions ou avec les chefs de services de la collectivité sur des dossiers spécifiques
  • Suivis et comptes rendus de réunions internes et externes (commission des travaux)
  • Suivi des délibérations du conseil municipal
  • Secrétariat du service fêtes et cérémonies

Activités secondaires :

  • Contact avec les autres collectivités et instances extérieures
  • Relations avec les administrés
  • Relations ponctuelles avec les services et les élus

Activités autres à caractère ponctuel :

  • Renfort dans l’organisation et l’accueil, lors d’importantes manifestations
  • Renfort au secrétariat des Services Techniques Municipaux, en cas de crise (PCS)

Autonomie :

  • Grande autonomie dans l’organisation de son travail et dans le respect des procédures
  • Horaires pouvant varier en fonction des obligations de la directrice des Services techniques

Interlocuteurs

  • Internes :
  • Directrice des Services Techniques Municipaux
  • Chefs de services (S.T.M. et Mairie)
  • Cabinet du Maire
  • Secrétariat du Directeur Général des Services
  • Elus
  • Externes :
  • Entreprises
  • Autres collectivités et administrations
  • Administrés

 

 

PROFIL PROFESSIONNEL REQUIS

Compétences et formations :

  • Gestion de l’agenda de la directrice des services techniques municipaux avec prises de rendez-vous
  • Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
  • Etablir une relation de confiance avec le cadre
  • Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers à caractère confidentiel
  • Organiser le classement et l’archivage des dossiers
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
  • Assurer la rédaction autonome des courriers afin de répondre rapidement aux administrés et ainsi faire preuve de proximité avec ces
  • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
  • Recevoir, filtrer et transmette les messages téléphoniques
  • Respecter les délais de transmission de documents
  • Connaître les règles de l’expression orale et écrite de qualité
  • Connaître les arrêtés de procédures administratives
  • Organiser et planifier des réunions
  • Maîtrise de WORD, EXCEL, POWERPOINT et MICROSOFT OUTLOOK
  • Diplôme bac ou bac +2 dans le domaine de compétence et /ou expérience réussie dans un poste

Informations complémentaires :

  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents (courriers, rapports, comptes rendus, …)
  • Fonctionnement des services de la collectivité
  • Connaître le vocabulaire technique du service
  • Suivi des tableaux de bords et outils de planification
  • Connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
  • Préparation de dossiers
  • Adopter son discours en fonction de l’interlocuteur
  • Titulaire des permis VL

 

Rythme hebdomadaire de travail / contrat :

  • Agent à temps complet : 39 heures ou 35 heures avec RTT

 

Renseignements complémentaires :

Services Techniques Municipaux au 04 92 30 81 50 ou Direction des Ressources Humaines au 04 92 30 52 00

 

Merci d’adresser votre lettre de motivation* et votre CV*à adresser sous couvert de la voie hiérarchique à :

Madame le Maire de Digne-les-Bains
Service des Ressources Humaines
1 boulevard Martin Bret - BP 50214
04990 DIGNE-LES-BAINS Cedex
mairie.drh@dignelesbains.fr

 

*« Les informations demandées sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par le service des ressources humaines de la Ville de Digne-les-Bains pour la gestion du personnel, la gestion de la paie, la gestion des chèques CADHOC et l’adhésion à l’amicale. Elles sont conservées, pour certaines, pendant la période d’emploi de la personne sans préjudice des dispositions réglementaires ou législatives propres à certaines catégories de données imposant une durée de conservation particulière ou la suppression des données. Les informations sont destinées aux personnes habilitées du service ressources humaines, au prestataire gérant les chèques Cadhoc et au bureau de l’amicale. Conformément à la loi informatique et libertés de 1978 modifiée et au Règlement européen (RGPD 2016/679), vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant et les faire modifier en contactant : dpo@dignelesbains.fr. »

Publié le 25 février 2022
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HÔTEL DE VILLE DE DIGNE-LES-BAINS
1 boulevard Martin Bret - BP 50214
04990 DIGNE-LES-BAINS Cedex

04 92 30 52 00

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